eenvoudig online leerlingen inschrijven voor school

PROJECT

Digitale inschrijftool
voor voortgezet onderwijs

DIENSTEN

SaaS webapplicatie

KLANT

Stichting Volant

BRANCHE

Onderwijs

– Voor

Oude situatie

  • Veel handmatig werk bij het controleren en overzetten van inschrijvingen
  • Fouten bij het overnemen van gegevens naar Magister
  • Lange formulieren en fysieke aanlevering voor ouders
  • Ondertekening was omslachtig, zeker bij gescheiden ouders of ouders in het buitenland
  • Het aanmeldproces kostte onnodig veel tijd en capaciteit

– De uitdaging

Over Stichting Volant

Stichting Volant vertegenwoordigt vier scholen voor voortgezet onderwijs in Gooise Meren. Voor het Vituscollege en het Montessori Lyceum Gooise Meren zocht de organisatie een manier om het inschrijven van leerlingen eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder te maken.

Het aanmeldproces moest slimmer, sneller en gebruiksvriendelijker

  • Jaarlijks verwerken het Vituscollege en Montessori Lyceum Gooise Meren honderden inschrijvingen.
  • Het controleren en handmatig overzetten van gegevens naar Magister kostte veel tijd.
  • Bij het overnemen van data ontstonden ondanks zorgvuldigheid toch fouten.
  • Voor ouders was het aanmeldproces omslachtig, met lange formulieren en vaak fysieke aanlevering.
  • Gezamenlijk ondertekenen was extra complex bij gescheiden ouders of wanneer een ouder in het buitenland woonde.
  • Er was behoefte aan een digitale oplossing die administratie vereenvoudigt én de ervaring voor ouders verbetert.

– De oplossing

Implementatie van SlimInschrijven.nl

Met SlimInschrijven introduceerden we een SaaS-oplossing die het volledige aanmeldproces digitaliseert en het voor scholen én ouders aanzienlijk eenvoudiger maakt.

  • Ouders kunnen hun kind volledig online inschrijven
  • Ondertekenen gebeurt rechtsgeldig online, zonder papier of fysieke overdracht
  • Volledige en foutloze data-export naar Magister
  • Minder administratieve handelingen en meer grip op het inschrijfproces
  • Snelle implementatie, waardoor in korte tijd honderden inschrijvingen digitaal verwerkt konden worden

Het resultaat is een klantvriendelijk en efficiënt aanmeldproces dat administratieve druk verlaagt, fouten voorkomt en scholen meer tijd geeft voor wat echt belangrijk is.

Website: https://www.sliminschrijven.nl/

We zijn ooit begonnen met een developer die achteraf gewoon te weinig kennis had van webshops. We wilden graag met een team van experts werken, zodat we meer consistentie hadden. Sinds we met Accent Interactive samenwerken, is dat probleem helemaal verdwenen. Er is altijd iemand die kan helpen en dat geeft veel rust. Problemen worden snel opgepakt en opgelost, en je merkt dat er echt kennis in huis is. Kevin, onze vaste contactpersoon, is goed bereikbaar en denkt proactief mee. Soms ziet hij zelf al iets wat beter kan en belt hij daarover, dat vind ik echt sterk. Wat ik het meest waardeer, is de combinatie van expertise en persoonlijk contact. Je weet precies met wie je te maken hebt, en het voelt niet als een anonieme organisatie. Dat maakt samenwerken prettig en vertrouwd. We merken dat de webshop nu veel stabieler draait en dat we kunnen focussen op groei. Kortom: een deskundig, betrokken team dat doet wat het belooft. Wij zijn heel tevreden.

– Anne van Blijderveen-Aalbers van Outlet Kantoormeubels

– Ons proces

Van handmatig proces naar
digitaal inschrijven

1

Analyse van het proces

We brachten de knelpunten in het bestaande aanmeldproces in kaart, van ouderervaring tot administratieve verwerking.

2

Ontwikkeling van de oplossing

Met SlimInschrijven realiseerden we een SaaS-oplossing waarmee ouders leerlingen volledig digitaal kunnen aanmelden.

3

Digitale ondertekening & export

De applicatie maakt rechtsgeldig online ondertekenen mogelijk en ondersteunt een efficiënte export naar Magister.

4

Snelle livegang & resultaat

Binnen korte tijd konden honderden inschrijvingen digitaal worden verwerkt, met minder fouten en minder handmatig werk.

– Cases

Ons werk